Comment organiser votre vie et votre travail avec Trello

Trello est un outil incroyable, que vous connaissez peut-être. Il s'agit d'une version numérique de la fameuse méthode Kanban utilisée dans les usines Toyota à la fin des années 1950.

Trello, Kanban, GTD

Vous n'êtes peut-être pas familier avec la méthode Kanban, ou la méthode GTD, et ce n'est pas  dramatique. Cet article va surement vous aider à être bien plus organisé, tout en étant plus détendu. Ces deux méthodes sont là pour vous simplifier la vie, et automatiser beaucoup de vos actions.

L'idée de base de la méthode GTD consiste à écrire dans un système organisé tout ce qui vous passe par la tête, tout ce que vous devez concrétiser. De ce fait, vous pourrez vous concentrer sur votre tâche en cours, puisque vous avez noté quelque part ce que vous devez faire par la suite. On regroupe généralement les idées en trois tas : To Do, Doing, Done.

La méthode Kanban consiste à organiser vos tâches en cartes (une carte par tâche) afin de pouvoir suivre l'état d'avancement d'une tâche à effectuer, et les problèmes éventuellement rencontrés. C'est un peu une boîte noire.

Trello est un outil qui se marie parfaitement bien avec ces deux méthodes, car vous pouvez organiser des cartes dans des colonnes, les déplacer, y affecter des acteurs, laisser des commentaires, indiquer des labels, etc. L'organisation résultante de l'utilisation de cet outil est littéralement prodigieuse.

Trello pour vos projets personnels

Commençons par adapter Trello à vos projets personnels, d'une banale liste de tâches, à l'organisation d'un voyage. J'utilise un board (c'est le nom d'un ensemble de cartes) pour le labo que j'ai à la maison, afin de monter en compétences sur le réseau.

Dans ce board, baptisé "127.0.0.1" je réparti les cartes en cinq colonnes : Projects, LoKan.jp, To Do, Doing, et Done.

Mon Trello personnel, regroupant les choses à faire à la maison, essentiellement orienté réseau et montée en compétences

J'ai ensuite plusieurs labels, avec chacun un code couleur, comme vous le voyez sur la capture ci-dessus. Ces labels me permettent de voir en un seul coup d'œil pourquoi cette carte est là, et quelle est sa dominante.

S'il s'agit d'apprendre quelque chose, ou si ça concerne le site ; si c'est simplement quelque chose à faire, ou un projet plus général ; si c'est du système ou du réseau.

Vous pouvez créer une checklist sur chaque carte, permettant ainsi de décortiquer les opérations à réaliser, dans l'ordre, de manière à être certain de ne rien oublier. Sur l'exemple ci-dessus, je voulais donc tester une borne WiFi différente avant d'aller jouer avec les réglages d'intensité et de canaux.

Trello pour vos voyages

Si Trello peut vous aider à planifier vos projets personnels, il est évident que vous pouvez vous en servir pour planifier un voyage. Dans la mesure où je n'ai jamais eu l'occasion de réaliser ce type de planification, je tâtonne encore un peu sur les colonnes à mettre en place. Je me suis donc inspiré de ce qu'on peut trouver sur l'Internet mondial.

Ici, un exemple d'un voyage que j'aimerai réaliser en Californie en 2020 avec 5 colonnes : To Do, Booking and Tickets, Hotel Reservations, Dining Reservations, Things to Do. Je pense qu'il vaut mieux l'envisager comme une feuille de route de ce qu'il faut planifier, qu'une version GTD "To Do, Doing, Done".

Sachez que vous pouvez ajouter des amis et affecter les cartes à l'un, à l'autre, avec des deadlines. Vous aurez ainsi la possibilité de vous répartir les tâches, et de voir la progression globale du board, tout en débattant d'éventuels problèmes dans les commentaires de chaque carte.

Si le système de carte est plutôt agréable pour avoir une visibilité globale sur la préparation, je pense que je resterai quand même très fan de mon calendrier, avec pièces jointes, etc. Trello fais parfaitement le job de listing des endroits où aller, des tâches à faire, des réservations à passer, ou des informations à retenir en amont. Une fois sur place… mouai, je ne sais pas…

Trello au travail

Si Trello est très pratique pour organiser des évènements personnels, c'est au travail que cet outil prend tout son sens. Pour des raisons évidentes, je ne vous partagerai pas le board en question, mais le fonctionnement est sensiblement le même, si ce n'est que je rajoute quelques colonnes :

• Projects, regroupe les projets, les tâches "macro"
• To Do, permet de lister les tâches que je m'affecte moi-même
• Inbox regroupe les tickets, les demandes d'assistance
• Next Week, les tâches planifiées pour la semaine prochaine
• This Week, les tâches planifiées pour cette semaine
• ToDay présente les actions du jour, validées durant le DSU matinal
• Waiting liste les cartes pour lesquelles on attend quelque chose ou quelqu'un
• Done est la meilleure colonne ; quand la tâche est terminée

Je rajoute un soupçon de méthode Agile à mon Trello du travail, avec une estimation du temps nécessaire. Par exemple, "Installer une nouvelle imprimante (1)" ; le (1) indiquant qu'il me faudra une heure pour effectuer la tâche (et on augmente les heures selon la suite de Fibonacci, car plus une tâche est longue, moins on arrive à estimer sa durée).

Je crois que cet article est déjà largement trop complet pour une introduction à Trello. Au final, nous aurons abordé Kanban, GTD, Agile… plein de choses à creuser si vous n'en avez jamais entendu parler. Si vous n'en avez pas assez, vous pouvez aussi jeter un œil au Scrum.

Je précise que Trello est presque tout le temps gratuit, et qu'il suffit de créer un compte sur leur site pour ensuite pouvoir utiliser les applications Mac et iOS.

Bisous ?

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